Technologia nie powinna sprawiać, że czujemy się gorzej; ma poprawić nasze życie – pisze Arto Vahvanen.
Większość technologii stosowanych w miejscu pracy nie jest pomocna. Oto trzy sposoby, aby technologia biurowa działała dla nas, a nie przeciwko nam.
Gdy pracownicy wracają do pracy — a firmy przebudowują biura na niespotykaną wcześniej skalę — otwiera się przed nami bezprecedensowa szansa na ponowne przemyślenie technologii biurowej.
Wielu dyrektorów technicznych wykorzystuje tę chwilę, wprowadzając do biura ogromne ilości nowych technologii.
W ciągu najbliższych pięciu lat około 75% liderów zastosuje Internet rzeczy i podłączone do niego urządzenia, a także sztuczną inteligencję. 80% więcej będzie wykorzystywać analizę dużych zbiorów danych.
Zamiarem jest dostosowanie nowych sposobów pracy, zwiększenie wydajności, a także poprawa zadowolenia pracowników.
Jednak więcej technologii nie zawsze oznacza lepszą technologię. W rzeczywistości większość nowych, wyrafinowanych technologii w miejscu pracy stwarza w biurze więcej problemów, niż pomaga je rozwiązać.
Ostatecznie jest to spowodowane słabą strategią we wdrażaniu.
Jako szef działu cyfrowego kieruję inteligentnym i opartym na danych zarządzaniem i planowaniem przestrzeni w miejscu pracy. Obejmuje to tworzenie wizji nowych rozwiązań technologii biurowej i przemyślenie na nowo starych, przestarzałych sposobów działania.
Najczęstszym błędem, jaki popełniają duże firmy, jest nadmierne poleganie na bezużytecznej technologii.
Podczas integracji nowych technologii biurowych potrzebne jest coś bardziej przemyślanego: model skupiający się przede wszystkim na pracownikach.
Oznacza to nadanie priorytetu prawdziwym aktywom firmy — pracownikom i ich dobremu samopoczuciu oraz fizycznej przestrzeni biurowej — oraz wykorzystanie technologii do wspierania i ulepszania tych elementów, a nie na odwrót.
Jak wykorzystać technologię, aby biuro stało się bardziej ludzkie?
Technologia nie powinna zmieniać naszego zachowania; powinien to zoptymalizować.
Od pokoleń firmy zmuszają ludzi do pracy w ramach ograniczeń fizycznych biura.
Pracownicy zostali umieszczeni w kabinach, następnie w biurach na planie otwartym, a następnie w domach, a następnie w mieszanym, hybrydowym środowisku pracy. W związku z tym od pracowników wymagano dostosowania i zmiany swojego zachowania, aby dopasować się do nowego środowiska.
To nie jest już konieczne. W rzeczywistości jest to podejście, któremu należy aktywnie przeciwdziałać.
Mając do dyspozycji mnóstwo nowych danych behawioralnych, po raz pierwszy w historii można teraz budować i projektować biura w całości pod kątem potrzeb pracowników.
Dzięki nowym narzędziom analitycznym, które gromadzą anonimowe dane, menadżerowie obiektów mogą śledzić wzorce pracy i podejmować oparte na danych decyzje dotyczące projektu biura.
Dzięki inteligentniejszemu projektowi przestrzennemu pracownicy będą mogli zmaksymalizować swoją wydajność i szybkość pracy w miejscu i w jaki sposób.
Rozwiązując podstawowy problem związany z projektowaniem biur, menedżerowie mogą przestać inwestować w bezużyteczne nowe technologie zaprojektowane z myślą o optymalizacji przestrzeni biurowej.
„Innowacje”, takie jak systemy rezerwacji dla hotdeskingu, stają się przestarzałe, gdy biuro jest już zoptymalizowane pod kątem ogólnego przepływu osób. Pracownicy nie muszą się stresować ani walczyć o ograniczoną przestrzeń do pracy; zawsze jest wolne biurko dostępne dla każdego.
Technologia może ulepszyć fizyczne biura, a nie je zastąpić
Technologia nie powinna zastępować naszych fizycznych miejsc spotkań; powinno je wzmocnić.
Praca zdalna przyniosła ze sobą bezprecedensowy poziom zastosowania technologii biurowej. W ponad 80% wszystkich spotkań uczestniczy obecnie co najmniej jeden uczestnik zdalny, a w nadchodzących latach liczba ta będzie nadal rosła.
A jednak niezadowolenie z wirtualnych spotkań jest realne. Obecnie rośnie przekonanie, że sama technologia nie wystarczy, aby skutecznie zjednoczyć ludzi w pracy. Równie potrzebne są fizyczne przestrzenie, w których pracownicy mogą się spotykać.
Krzywa Allena wyraźnie pokazuje, jak ważna jest przestrzeń biurowa dla wspierania współpracy. Inne badania wykazały, że interakcje na żywo mają znacznie większą skuteczność w budowaniu więzi między ludźmi niż reprezentacje cyfrowe.
Wynika z tego, że technologię należy również wykorzystywać do ulepszania – a nie zastępowania – fizycznych przestrzeni, w których ludzie spotykają się, aby pracować.
Dzięki nowej technologii jest to bardziej osiągalne niż kiedykolwiek. Na przykład wciągającą jakość spotkań osobistych można znacznie poprawić we wszystkich biurach.
Inteligentne środowiska wykorzystujące urządzenia IoT mogą monitorować i intuicyjnie dostosowywać różne parametry, takie jak oświetlenie, temperatura i poziom hałasu, aby stworzyć optymalne warunki pracy.
W tych bogatych w zmysły środowiskach spotkań nowe pomysły mają większą szansę na rozkwit, a złożone informacje mogą być przekazywane i odbierane przez uczestników spotkania w sposób prowadzący do głębszego zrozumienia i współpracy.
Dzięki tym zmianom biuro stanie się bardziej przyjaznym i atrakcyjnym miejscem dla wszystkich – w tym pracowników ze specjalnymi potrzebami.
Umieszczanie elementu ludzkiego w centrum wszystkich prac
Technologia nie powinna sprawiać, że czujemy się gorzej; ma to polepszyć nasze życie.
Pracownicy na całym świecie są zestresowani w niespotykany dotąd sposób. 44% twierdzi, że doświadcza „dużego” stresu w pracy. Jest to nie tylko niezrównoważone dla pracowników, ale także szkodzi produktywności firmy.
Pogorszenie zdrowia psychicznego pracowników w dużej mierze wynika z zastosowania nowych technologii biurowych. Wymóg ciągłego działania – wraz z gwałtownym rozwojem technologii nadzoru pracowników – doprowadziły do szkodliwego pętli, w której pracownicy nie mogą znaleźć czasu na regenerację.
Technologia biurowa musi teraz wspierać zdrowie psychiczne pracowników i stawiać na pierwszym miejscu.
Nowe technologie mogą monitorować dobre samopoczucie pracowników w czasie i sygnalizować ryzyko wypalenia zawodowego, zanim się ono zakorzeni.
Systemy te działają zarówno w oparciu o dane anonimowe, jak i dane zgłaszane przez siebie. Technologia wellness pomaga zatem pracownikom lepiej poznać swoje ciało i zrozumieć czynniki stresogenne, a także pozwala każdemu w biurze wprowadzić zmiany w sposobie pracy.
Śledzenie takich wrażliwych danych wymaga zaufania i empatii. Właśnie dlatego technologie wellness, podobnie jak wszystkie technologie biurowe, muszą być tworzone przede wszystkim dla pracowników.
Umieszczenie elementu ludzkiego w centrum całej technologii pracy sprawia, że te nowe narzędzia nie tylko zniechęcają pracowników, ale wręcz ich wspierają.
