Twoja skrzynka odbiorcza pęka od nieprzeczytanych e-maili? Czy częściej rozmawiasz na czacie w aplikacji Teams niż pracujesz w innych aplikacjach?
Masz dziś zaplanowanych tyle spotkań na Zoomie, że nie masz czasu na myślenie? Jeśli tak, być może cierpisz na „dług cyfrowy”.
Dług cyfrowy to częsty problem współczesnych pracowników, którzy mają do przetworzenia więcej danych, niż jest to możliwe bez zakłócania ich pracy.
Liczne badania i raporty w miejscu pracy zidentyfikowały problem. W najnowszym globalnym indeksie Anatomy of Work Global Index firmy Asana dostawca oprogramowania do zarządzania projektami stwierdził, że pracownicy korzystają w swojej pracy średnio z 8,8 aplikacji.
Aktywność w tych aplikacjach pokazuje, że równowaga obowiązków przechyla się bardziej w stronę komunikacji i koordynacji niż kreatywności i innowacji.
Indeks trendów w pracy Microsoftu na rok 2023 pokazuje, że w całym pakiecie 365 przeciętny użytkownik spędza ponad połowę czasu na komunikowaniu się przy użyciu narzędzi cyfrowych, a 43% przeznacza na pracę twórczą.
Walka o znalezienie czasu
Pytanie, jakie firmy muszą sobie zadać w związku z tym trendem, brzmi: czy jest to najlepsze wykorzystanie czasu ich pracowników?
Pracownicy z pewnością tak nie uważają: 68 procent ankietowanych przez Microsoft stwierdziło, że w ciągu dnia pracy nie mają wystarczająco dużo czasu na niezakłóconą koncentrację, a aż 64 procent twierdzi, że ma trudności ze znalezieniem czasu i energii na wykonanie swojej pracy.
Tymczasem 60 procent ankietowanych liderów stwierdziło, że brak innowacji lub przełomowych pomysłów w ich zespołach stanowi coraz większy problem.
Chociaż Microsoft wykorzystał swoje wyniki do promowania nowych narzędzi wspomagającej sztucznej inteligencji (AI) do wspierania pracowników, dodanie większej liczby narzędzi do zestawu nie dociera do sedna problemu długu cyfrowego.
Jest to kwestia kulturowa i rozwiązanie jej wymaga ponownego przemyślenia sposobu pracy i wspólnych wysiłków w celu przekazania nowych zasad w całej organizacji.
Organizuj mniej, bardziej efektywnych spotkań
Chociaż narzędzia do zdalnych konferencji znacznie ułatwiły łączenie się ze współpracownikami w dowolnym miejscu i czasie, drugą stroną jest to, że więcej pracowników jest wzywanych na większą liczbę spotkań.
Firma Microsoft podaje, że cotygodniowe spotkania i rozmowy telefoniczne w aplikacji Teams wzrosły trzykrotnie od lutego 2020 r., ale ponad jedna trzecia respondentów ankiety stwierdziła, że nie można ich przegapić podczas większości spotkań, w których uczestniczą.
Zbyt wiele nieefektywnych spotkań to często zgłaszany problem pracowników, a firmy zaczynają reagować.
Na przykład w Shopify czas spędzony na spotkaniach spadł o jedną trzecią, gdy nakazano pracownikom wyczyszczenie kalendarzy i ponowne wejście tylko na najważniejsze spotkania.
Inne firmy poszły w ich ślady, wprowadzając cotygodniowe dni wolne od spotkań, rygorystyczne zasady dotyczące tego, co wymaga spotkań i wymagania dotyczące sposobu ich przeprowadzania, aby zapewnić skupienie i produktywność.
Wysyłaj mniej e-maili
Rozwiązanie problemu długu cyfrowego wymaga szerokiej zmiany kultury pracy, w przeciwnym razie czas zaoszczędzony na jednej czynności – takiej jak ograniczanie spotkań – będzie jedynie dodawany do innych obciążeń, takich jak zarządzanie pocztą e-mail.
Jeśli godziny zyskane na anulowaniu niepotrzebnych spotkań zostaną poświęcone jedynie na przeglądanie większości aktualizacji e-mailowych, oznacza to, że nie spłaciłeś swojego długu cyfrowego, ale go przeniosłeś.
Miejsca pracy potrzebują przemyślanej polityki dotyczącej poczty elektronicznej, wymagającej od pracowników zastanowienia się przed wysłaniem wiadomości.
Niektóre firmy wprowadziły politykę, zgodnie z którą nie należy wysyłać e-maili do pracowników w tym samym budynku, co zachęca do komunikacji twarzą w twarz.
Należy także ponownie przemyśleć łańcuch CC – jeśli wysyłasz wiadomość do osoby, która jej potrzebuje, czy naprawdę musisz kopiować wszystkich pozostałych?
Uruchom swoje narzędzia asynchroniczne
Jeśli Twoje zespoły nie spotykają się ani nie wysyłają e-maili, w jaki sposób mogą być na bieżąco z aktualizacjami? W tym miejscu zespoły mogą wykorzystać narzędzia, które już mają do dyspozycji, najlepiej jak potrafią.
Nie trzeba organizować spotkań tylko po to, aby uzyskać szereg aktualizacji, jeśli można je przekazywać i udostępniać za pomocą dowolnej liczby narzędzi zwiększających produktywność.
Oznacza to również, że aktualizacje są rejestrowane w spójny sposób, aby każdy mógł je ponownie przeglądać, co pomaga zachować przejrzystość i zmniejsza ryzyko błędnej komunikacji.
Firmy, które chcą maksymalizować czas kreatywny, muszą także udostępniać informacje pracownikom na żądanie, aby mogli na bieżąco odpowiadać na własne zapytania, bez konieczności czekania na spotkanie w celu rozwiązania problemu i kontynuowania pracy (aż 62 proc. pracowników ankietowani przez firmę Microsoft stwierdzili, że borykają się ze zbyt dużą ilością czasu spędzanego na wyszukiwaniu informacji).
Efektywne wykorzystanie narzędzi zwiększających produktywność umożliwia zespołom pracę asynchroniczną i płynność przepływu pracy.
Pracuj nad swoimi umiejętnościami komunikacyjnymi
Tylko wysokiej jakości komunikacja od góry do dołu może zapewnić skuteczność cyfrowej polityki redukcji długu.
Firmy, które przyjęły takie podejście, powinny zadbać o to, aby proces rekrutacji sprawdzał umiejętności komunikacyjne kandydatów, aby upewnić się, że wpasują się w nową kulturę pracy.
Liderzy, jak zawsze, muszą wyznaczać standardy. Otwarta, zamierzona komunikacja jest kluczowa, a menedżerowie muszą przekazywać swoim zespołom, że dążenie do efektywności nie powinno uniemożliwiać im zadawania istotnych pytań lub zwoływania niezbędnych spotkań, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Jeśli pasjonujesz się usuwaniem długów cyfrowych w miejscach pracy, zapoznaj się z niektórymi z tych stanowisk, w których możesz coś zmienić na tablicy ogłoszeń TylkoGliwice.
Starszy kierownik projektu ds. systemów kadrowych, HelloFresh
Usługa cotygodniowej dostawy żywności HelloFresh rekrutuje menedżera projektu People Systems w swojej globalnej siedzibie w Berlinie. Ogólnie rzecz biorąc, poszukuje się osób, które mogą ulepszyć firmę, a ogólnym celem tej roli jest pomoc w usprawnieniu procesów, poprawie dokładności danych i poprawie ogólnego doświadczenia pracowników w HelloFresh.
Lider zespołu – Live Core Tech, Ledger
Francuski start-up zajmujący się kryptowalutami Ledger zatrudnia kierownika zespołu w swojej centrali w Paryżu, raportującego bezpośrednio do menedżera ds. inżynierii portfela. W tej roli wybrany kandydat przejmie stery zespołu Live Core, tworząc regularne punkty kontaktowe z bezpośrednimi raportami, zapewniając im częste informacje zwrotne i kierując ich w zakresie wyznaczania celów i rozwoju kariery. To rodzaj wpływowej roli przywódczej, w której kandydat posiadający wiedzę na temat najnowszych trendów w miejscu pracy zabłyśnie.
Globalny dyrektor ds. pozyskiwania talentów, SumUp
Osoba na tym stanowisku w SumUp będzie bezpośrednio raportować do dyrektora generalnego firmy płatniczej i nadzorować zespół liderów ds. pozyskiwania talentów na całym świecie. Jako Global Head of Talent Acquisition będziesz miał możliwość wzmocnienia procesu rekrutacji i współtworzenia szkoleń dla rekruterów. To świetna okazja, aby pomóc skalowalnej firmie zdobyć odpowiednie umiejętności w przyszłości zawodowej.
_Sprawdź więcej możliwości dostępnych teraz na tablicy ogłoszeń TylkoGliwice _
