Dlaczego poczta elektroniczna pozostaje przyszłością pracy pomimo sztucznej inteligencji i metaświata?

Niektórzy twierdzą, że w Dolinie Krzemowej aplikacja Superhuman to kolejny krok w rozwoju pracy. Jednak jego założenia nie są tak futurystyczne, jak można by oczekiwać; nie ma kwantu, blockchainu, metaverse ani niczego innego.

Od pierwszego „@” po zszywki biurowe

W początkach komunikacji błyskawicznej problem był jasny: jak wyznaczyć miejsce docelowe wiadomości w sieci komputerowej?

Amerykański programista Ray Tomlinson znalazł rozwiązanie w symbolu „@”. Przed e-mailem znak „@” był przede wszystkim separatorem cen i wymiarów jednostkowych. Jednak Tomlinson ponownie użył go w odniesieniu zarówno do użytkownika, jak i hosta docelowego.

Ta innowacja umożliwiła wymianę wiadomości między komputerami w sieci ARPANET, prekursora współczesnego Internetu, kładąc podwaliny pod komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej w latach 70. XX wieku.

Od tego czasu e-mail ewoluował od rewolucyjnego wynalazku do niezbędnego narzędzia w codziennym życiu biznesowym.

„Pierwszą godzinę spędzam na wysyłaniu e-maili” – wyznał niedawno w podcaście dyrektor generalny Apple Tim Cook. „I robię to dość religijnie”.

Nie jest sam. Według raportu McKinsey spędzamy średnio trzy godziny dziennie na czytaniu i pisaniu e-maili, co stanowi prawie jedną trzecią naszego dnia pracy.

„Trudno znaleźć większy problem w świecie biznesu” – mówi Rahul Vorha, dyrektor generalny Superhuman.

Częścią problemu jest sposób organizacji poczty elektronicznej, wymuszający ciągłe zmiany w działaniu poprzez nadawanie priorytetu najnowszym wiadomościom.

„Jeśli odpowiadasz w kolejności pojawiania się e-maili, Twój mózg stale zmienia biegi” – mówi Vohra. „Na przemian krótkie podziękowania i szczegółowe odpowiedzi. Przechodzisz od aktualizacji swojego zespołu do odpowiadania matce”.

Ta ciągła zmiana kontekstu ma szkodliwe konsekwencje dla naszego zdrowia psychicznego. „W rzeczywistości nasz mózg potrzebuje około 20 minut na regenerację i powrót do pełnej wydajności” – zauważa Vohra.

Wyzwania te, w połączeniu z pojawieniem się nowych aplikacji do czatowania zaprojektowanych w celu optymalizacji komunikacji biznesowej, skłaniają niektórych do twierdzenia, że ​​poczta e-mail jest przestarzała.

Ale Vohra się z tym nie zgadza: „W przyszłości – co może zabrzmieć szalenie – wszyscy będziemy nadal wysyłać e-maile i przestaniemy używać narzędzi takich jak Slack i Teams. »

Dlaczego poczta elektroniczna to wciąż przyszłość

Vohra twierdzi, że aplikacje do czatowania mogą zmniejszać naszą produktywność i pogarszać nasze samopoczucie.

„Gdybym dziś rano pokazał Ci mojego Slacka, zobaczyłbyś kilka stron nieprzeczytanych kanałów” – dzieli się. „Każdy z tych kanałów zawierałby dziesiątki tematów, wszystkie przemieszane i przeplatane”.

W przeciwieństwie do aplikacji do czatowania, które zakłócają pracę użytkowników poprzez ciągłe wyświetlanie powiadomień na ekranach i monitowanie ich o natychmiastową odpowiedź, poczta e-mail działa asynchronicznie i cicho. Ponieważ jest uważany za „przestarzały”, jest mniej inwazyjny.

„Mieszkam w Dolinie Krzemowej wystarczająco długo, aby wiedzieć, że to wszystko jest zamierzone” – mówi Vohra. „Ma to na celu uzależnienie nas od chomika polegającego na ciągłym sprawdzaniu Slacka lub Teams”.

Wyceniona na 30 dolarów miesięcznie Superhuman to aplikacja, która upraszcza korzystanie z poczty e-mail, automatyzując zadania takie jak pisanie, organizowanie i planowanie.

„Nasz przeciętny użytkownik oszczędza cztery godziny tygodniowo” – mówi Vohra.

Jak? Podkreśla efektywne wykorzystanie skrótów klawiaturowych w celu przyspieszenia przesyłania wiadomości.

„Zabójca e-maili”?

Ogłoszenia ogłaszające śmierć poczty e-mail powtarzały się przez ostatnią dekadę, a aplikacje takie jak Slack określano mianem „zabójców poczty e-mail”.

Jednak poczta e-mail wydaje się zdrowsza niż kiedykolwiek. Według danych Statista każdego dnia na całym świecie wysyłanych jest ponad 300 miliardów e-maili, a liczba ta z roku na rok stale rośnie.

„Myślę, że w ciągu najbliższych kilku lat będziemy świadkami ogromnych ponownych inwestycji w zarządzanie pocztą e-mail i zadaniami oraz w podstawy produktywności i współpracy” – mówi Vohra.

Według niego tak będzie wyglądać przyszłość:

„Wyobraź sobie, że dyktujesz kilka pomysłów z e-maila na Twój telefon i otrzymujesz e-mail napisany w całości dla Ciebie, bez wysiłku i Twoim własnym głosem i tonem”.