Cyfryzacja, mimo dobrych intencji, może prowadzić do większej złożoności dla wnioskodawcy i większego obciążenia pracą personelu konsularnego, pisze Michel Dejaegher.
Parlament Europejski opracowuje plany reformy procedur składania wniosków wizowych w strefie Schengen poprzez odejście od systemu, w którym podróżni muszą składać wnioski osobiście w celu otrzymania fizycznych naklejek wizowych, na rzecz systemu cyfrowego.
Pomysł jest taki, że podróżni nie będą już ubiegać się o wizy indywidualne; zamiast tego będą ubiegać się o wizę UE za pośrednictwem jednej platformy wizowej UE, która umożliwi im pobranie e-wizy bezpośrednio na smartfon.
Jedyne, co wnioskodawcy będą musieli zrobić, to przesłać elektroniczne kopie swoich dokumentów podróży wraz z innymi materiałami pomocniczymi, a następnie uiścić opłaty wizowe.
Może to znacznie usprawnić proces ubiegania się o wizę przez podróżnych i zasługą rządów europejskich jest to, że osiągnęły one zasadniczo porozumienie w tej kwestii.
I teoretycznie wygląda to na bezproblemowy proces ubiegania się o wizę. Jednak w praktyce widzę szereg trudności.
Różne kraje, różne zasady
Kiedy masz jeden kraj samodzielnie wprowadzający proces cyfryzacji, stosujesz jeden zestaw zasad i przepisów, a istnieje jeden organ krajowy harmonizujący i sprawdzający praktykę konsulatów.
Nie jest to zadanie łatwe, ale nie osiąga takiego poziomu złożoności, jaki występuje, gdy taki proces cyfryzacji musi być realizowany w blisko 30 różnych krajach.
Teoretycznie system wizowy Schengen opiera się na identycznych zasadach i przepisach. Jest to w dużej mierze prawdą i jest to spore osiągnięcie, ponieważ polityki krajowe mogą być bardzo różne. Nadal jednak istnieje wiele wyjątków, które platforma cyfryzacji będzie musiała uwzględnić.
Po pierwsze, platforma będzie musiała poinformować wnioskodawców, czy potrzebują wizy, czy nie. Większość zniesień wiz jest powszechna.
Istnieją jednak wyjątki krajowe, takie jak zatrudnienie (niektóre państwa członkowskie Schengen nie stosują zniesienia wiz, jeśli obywatel państwa trzeciego ma podjąć pracę), w przypadku załóg linii lotniczych i statków, posiadaczy paszportów dyplomatycznych lub służbowych oraz dzieci w wieku szkolnym.
Po drugie, należy przedstawić zharmonizowany wykaz dokumentów potwierdzających. Do chwili obecnej opracowano wspólne wykazy konsularne, ale kiedy je przeanalizujesz, okazuje się, że są to wykazy ogólne i raczej niejasne, natomiast jeżeli wnioskodawcy muszą załączyć dokumenty uzupełniające, muszą one być bardzo precyzyjne i ograniczone.
Różne wymagania mogą prowadzić do nieporozumień
Dokumenty uzupełniające również nie zawsze są takie same. Na przykład konsulaty francuskie wymagają formalnego i zabezpieczonego zaproszenia wystawionego przez członka rodziny lub przyjaciela, podczas gdy inne państwa członkowskie akceptują różne rodzaje zaproszeń.
To samo dotyczy środków finansowych: minimalna kwota dzienna nie jest taka sama dla każdego państwa członkowskiego Schengen.
A ponieważ podróżny może podczas swojego krótkiego pobytu odwiedzić kilka krajów, platforma będzie musiała sprawdzić nie tylko, który kraj strefy Schengen jest właściwy do rozpatrzenia wniosku wizowego (biorąc pod uwagę dość niejasne pojęcie „głównego miejsca docelowego”, w którym jest miejsce na ocenę), ale także rejestruj liczbę dni spędzonych w każdym kraju, aby można było obliczyć kwotę środków finansowych.
Powiązaną kwestią jest to, że platforma zamierza wymagać od osoby ubiegającej się o wizę uiszczenia opłat za wizę Schengen przez Internet, dlatego konieczne będzie uwzględnienie krajowych wyjątków od wspólnych opłat.
Krótko mówiąc, proces składania wniosku online będzie wiązać się z zadawaniem wnioskodawcy wielu pytań, co sprawia, że jest on dla niego bardzo zagmatwany.
Niektóre kraje już zwracają się (lub zamierzają prosić) zewnętrznych usługodawców – takich jak podmioty zewnętrzne – o zeskanowanie wszystkich stron dokumentów podróży osób ubiegających się o wizę w trzech różnych kolorach ze względów bezpieczeństwa.
Rozporządzenie UE w obecnym kształcie przewiduje jedynie kopię samego dowodu osobistego w jednym kolorze. Nie sądzę jednak, że rządy strefy Schengen będą chciały obniżyć ten poziom bezpieczeństwa.
Droga do Schengen jest wybrukowana dobrymi intencjami
Mam wrażenie, że cyfryzacja, chociaż ma dobre intencje, może prowadzić do większej złożoności dla wnioskodawcy, co oznacza, że konsulaty mogą zostać zasypane zapytaniami, co spowoduje większe obciążenie pracą personelu konsularnego.
Zatem albo rządy strefy Schengen mogłyby zezwolić nieuregulowanym pośrednikom komercyjnym na pomaganie wnioskodawcom po wysokiej cenie bez jakiejkolwiek kontroli – albo, jak przewiduję, w dalszym ciągu regulować zewnętrznych usługodawców w zakresie zapewniania kontrolowanego przetwarzania wiz i usług wsparcia, zmniejszając obciążenie wnioskodawcy i osoby ubiegającej się o wizę konsulat.
Rzeczywiście, wiele krajów korzysta już z usług outsourcingu w celu zapewnienia logistycznej, nieoceniającej pomocy przy wydawaniu wiz, paszportów i usług konsularnych.
Wprowadzenie zewnętrznych usługodawców miało na celu rozwiązanie problemu presji czasu, jaką wywierają na konsulaty i ambasady ze strony rosnącej liczby wnioskodawców oraz konieczności rejestrowania ich danych biometrycznych, a także zwiększania środków bezpieczeństwa w konsulatach.
Czasochłonne zadanie przyjmowania osób ubiegających się o wizę, przyjmowania i zarządzania wnioskami wizowymi, sprawdzanie poprawności dokumentacji osób ubiegających się o wizę oraz zbieranie ich danych biometrycznych przekazywane jest zewnętrznym usługodawcom.
Umożliwiło to służbom konsularnym skupienie się na zasadniczym zadaniu – przyjęciu lub odrzuceniu wniosku – zamiast zagłębiać się w czynności administracyjne lub zapytania związane z rozpatrywaniem wniosku.
W dobie smartfonów i postępu technologicznego cyfryzacja z pewnością może być postępem. Jednak prawie na pewno będzie to wymagało zewnętrznych usługodawców, aby proces przebiegał sprawnie.
